Microsoft Outlook verfügt über eine Funktion, die als automatische Antworten (Abwesenheit) bezeichnet wird. Mit dieser Funktion kann ein Benutzer automatisch auf E-Mails antworten, wenn er sich nicht im Büro befindet, unabhängig davon, ob der Computer ein- oder ausgeschaltet ist. Sie finden diese Funktion in Microsoft Outlook auf der Registerkarte Datei.

Für diese Funktion muss Ihr E-Mail-Server leider unter Microsoft Exchange ausgeführt werden. Wenn Ihr E-Mail-Server nicht unter Microsoft Exchange ausgeführt wird, können Sie die Abwesenheitsfunktion nicht verwenden.

Tipp: Wenn Ihr E-Mail-Konto nicht Microsoft Exchange verwendet (z. B. POP oder IMAP), können Sie dennoch automatische Antworten mit einer Outlook-E-Mail-Vorlage und Outlook-Regeln simulieren.

Führen Sie die folgenden Schritte aus, um Ihre Abwesenheitsnachricht einzurichten.

1. Klicken Sie auf der Registerkarte Datei auf die Option Automatische Antworten (Abwesenheit) .
2. Wählen Sie im Fenster Automatische Antworten die Option Automatische Antworten senden aus .
3. Wenn Sie möchten, dass Ihre Abwesenheitsnachricht nur für einen bestimmten Zeitraum gesendet wird, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Nur während dieses Zeitraums senden . Wählen Sie dann die Startzeit und die Endzeit aus, zu der die Abwesenheitsnachricht gesendet werden soll.
4. Geben Sie die Nachricht, die Sie senden möchten, in der unteren Hälfte des Fensters Automatische Antworten ein.
5. Klicken Sie auf OK, um die Nachricht und die Abwesenheitseinstellungen zu speichern.

Tipp: Wenn Sie Regeln erstellen möchten, wie Nachrichten außerhalb des Büros behandelt werden, klicken Sie im Fenster Automatische Antworten auf die Schaltfläche Regeln .