Ähnlich wie bei anderen Computerscannern ermöglicht ein Visitenkartenleser dem Benutzer, Visitenkarten zur digitalen Speicherung in ihren Computer zu scannen. Computerscanner sind in der Lage, Textdokumente mit OCR-Software (Optical Character Recognition, optische Zeichenerkennung) zu scannen und in eingetippten Text umzuwandeln. Visitenkartenleser arbeiten nach einem ähnlichen Prinzip, lesen den Text auf der Visitenkarte und konvertieren sie in eingetippten Text auf dem Computer.

Einige Visitenkartenleser bieten die Funktion, eine Visitenkarte direkt in einen Microsoft Outlook-Kontaktdatensatz zu scannen. Andere Leser können in ein Web-Format scannen, direkt in eine neue Computerdatei, in eine Datenbank oder sogar in ein CRM-System wie SalesForce.com oder Microsoft CRM. Einige Visitenkartenleser können an PDA-Geräte, Smartphones und Tablet-Computer angeschlossen werden.

Heute ersetzen viele Menschen Visitenkartenleser durch Smartphones mit Apps, die Visitenkarteninformationen scannen und speichern können.

Eingabegerät, Scanner-Begriffe, vCard